Vive l’entretien d’évaluation! 8 clés pour exploiter ses super-pouvoirs !
Super! Les entretiens d’évaluation de performance ! Said no one EVER! Il faut l’avouer, cet exercice imposé est rarement considéré comme une fête. Pire, l’entretien est souvent vécu comme une corvée tant par le collaborateur que le manager! Parfois même, les deux parties se demandent ce qu’elles font là… Pourtant, l’entretien cache de sérieux atouts ! Si l’exercice est bien maîtrisé, il peut devenir un outil de management absolument génial !
Follow me ! L’entretien d’évaluation est un moment d’échange privilégié entre votre collaborateur et vous-même, un moment crucial pour prendre de la hauteur ensemble, un moment en dehors de la folie de l’activité dédié à trouver comment s’améliorer ! Est-ce que j’exagère en parlant de super-pouvoirs ? Nope! Pour autant, on ne va pas se le cacher, il ne faudra pas compter sur la seule « Positive Attitude » pour réussir ! Il va falloir y mettre du sien. Consacrez-leur du temps, préparez vos entretiens, ils méritent effort et réflexion… Lucky you ! Je vous livre ici mes 8 clés magiques pour maîtriser l’art de l’entretien d’évaluation et révéler ses super-pouvoirs.
1. Bien (bien) anticiper, vous devrez
Les clés essentielles de l’entretien de performance sont l’anticipation et la préparation ! (Duh ! Encore, vous me direz ! Oui ! Encore ! ). Ne vous y prenez pas la veille ! Bâcler la préparation d’une évaluation de performance, c’est ce que vous pouvez faire de pire en matière de management… Vous n’êtes pas capable d’accorder quelques minutes de votre temps pour évaluer le travail de votre collaborateur ? Ce n’est pas très valorisant pour lui ni même très respectueux. L’entretien de performance est pourtant un bel outil de reconnaissance !
First things first : remplissez avec soin les documents d'évaluation. Comme vous vous y êtes pris en avance (n’est-ce-pas ?), vous bénéficiez de beaucoup de temps pour réfléchir et préparer chaque évaluation individuelle.
Anticipez pour avoir de la matière ! Tout au long de l’année si possible, répertoriez les points positifs, les négatifs. Comment ? Vous pouvez, par exemple, classer au fil de l’eau, dans un dossier dédié, les mails les plus marquants positifs et moins.
Vous pouvez éventuellement demander aux clients, aux avocats extérieurs voire à d'autres personnes du service juridique qui ont travaillé avec votre collaborateur…
Question Timing ? L’idéal est de démarrer au minimum 1 mois à l’avance (soyez prêts deux jours avant !) pour avoir le temps de peaufiner la « matière » de l’entretien.
2. Clair et constructif, vous serez
Le postulat de base est que nul n’est parfait ! Par ailleurs, je suis personnellement persuadé que l’on peut tous, et même toujours et toute sa vie, s’améliorer dans un domaine ou un autre !
Soyez honnête et direct ! Rien de pire que d’écouter de vagues insinuations et de devoir essayer de lire dans les pensées de l’autre….
C’est humain mais ce n’est pas une raison ! Par peur de ne pas être le manager sympa, on pourrait être tenté d’éviter les conversations difficiles et se dire qu’en laissant des indices, notre collaborateur comprendra seul qu’il y a un souci comme par Magie… Wrong ! So wrong même ! Faire des allusions à un problème même à plusieurs reprises (on a essayé !) ne suffira pas à le résoudre (hélas !).
Et, Non ! Vous ne passerez pas pour le grand méchant si vous dites ce qui ne va pas. Vous devez, au contraire, à vos collaborateurs un feedback clair et honnête. C’est à cette seule condition qu’ils pourront s’améliorer !
Soyez juste et constructif ! Et fuyez la condescendance ! Donnez des exemples factuels de ce qui a été fait et de ce qui pourrait être fait à la place, de ce qu’il faudrait modifier et de ce qu’il faut absolument continuer!
3. Les Softkills, vous valoriserez
Oui ! La manière d’être et de se comporter est aussi importante que les réalisations ! Et, l’évaluation annuelle, c’est le parfait moment pour en parler.
Comme je l’ai déjà évoqué dans d’autres articles, une seule personne négative peut miner la motivation de tout un service. Il peut être utile de faire un point sur les valeurs de l’entreprise et/ou celles que vous avez choisi de porter. Le comportement de votre collaborateur ne matche pas vos attentes en termes de valeurs ? Dites-le.
Lorsque j’étais chez Yahoo ! Les comportements ultra individualistes de certains étaient sanctionnés pendant l’évaluation annuelle car ils ne correspondaient pas à la valeur TEAMWORK prônée par l’équipe EMEA (nos valeurs étaient : Perspective, Integrity, Guiding Ethical Decision Making, Leadership, Excellence, Teamwork).
Selon l’adage : Values ! Live them or laminate them! Rien ne sert d’avoir des valeurs si ce n’est pas pour les respecter !
4. Personne, vous ne surprendrez
Attention ! On peut toujours (évidemment !) surprendre positivement !
En revanche, si une évaluation s'annonce délicate, elle ne doit surtout pas être une surprise pour le collaborateur ! J’avais pour habitude de rassurer mes collaborateurs avant chaque évaluation : Zéro surprise ! S'il y avait eu un problème à régler, nous en aurions discuté bien avant cette réunion !
Indeed ! Si quelque chose ne fonctionne pas comme vous le souhaitez, vous devriez déjà avoir tenté de régler le problème. L’examen de performance ne devrait pas être la première fois que que l’on entend parler de ses problèmes de performance. Mettez-vous à la place de votre collaborateur : imaginez un instant, un boss qui vous parlerait en décembre de problèmes survenus en avril !
5. Activement, vous écouterez
Important ! L'évaluation des performances est avant tout une conversation (et pas un exposé de vos « leçons de vie » professionnelle « venant d'en haut »).
L’entretien d’évaluation vous permet d’accorder toute votre attention à votre collaborateur : un échange super privilégié… Prenez-en soin !
Et, écoutez vos collaborateurs ! Être capable d’écouter activement est l’un des superpouvoirs des meilleurs leaders ! Bien qu’assez génial, il est trop souvent sous-estimé par les managers.
Pour écouter activement, commencez par donner la parole à vos collaborateurs ! Le plus simple ? Posez des questions ouvertes telles que
· De quoi êtes-vous le plus fier cette année ?
· Dans quels domaines pensez-vous avoir fait le plus de progrès ?
· Où pensez-vous devoir vous améliorer ?
· Qu'aimeriez-vous accomplir l'année prochaine ?
6. Vos collaborateurs, vous laisserez s’auto-évaluer
Chercher à évaluer ses propres réalisations ou sa propre attitude au travail, c’est toujours une bonne idée ! C’est comme un check-up pro ! Dans le cadre d’un entretien d’évaluation, cela permet d’entamer des conversations toujours très intéressantes et productives.
Faites-leur confiance, vos excellents collaborateurs seront honnêtes (duh !) et diront là où ils pensent avoir excellé et là où ils ne se sont pas sentis complètement à la hauteur.
C’est win-win ! Primo, il y a de fortes chances que vos points de vue concordent. C’est agréable pour tout le monde. Deuxio, si ce n'est pas le cas, vous amorcerez une discussion autour de vos différences de perception. Vous pourrez ainsi clarifier ce qui est important pour vous de ce qui l’est moins et faire un point sur vos valeurs…
7. Le sommet de la montagne, vous indiquerez !
Le sommet de la montagne ? Ce sont les objectifs, les vôtres pour l’équipe, ceux de l’entreprise et, en l’occurrence, ceux de vos collaborateurs.
OK, par principe, l’examen des performances consiste à examiner réalisations et performances passées… Mais pourquoi rester uniquement sur «MemoryLane » quand on peut se projeter dans l’avenir ? Ce serait largement sous-estimer un des grands pouvoirs de l’entretien annuel : la motivation !
Lors de l’entretien, concentrez-vous sur l'avenir ! Ce devrait être d’ailleurs un de vos objectifs pour cet entretien : motiver votre collaborateur, l’emmener vers l’année prochaine, parler ensemble des objectifs individuels et communs pour faire de l’année suivante une réussite.
8. Cet entretien très privilégié, avec le plus grand soin, vous préparerez
Le soin que vous mettez dans l’organisation et la préparation de l’entretien d’évaluation sera perçu comme reflet de la considération que vous portez à votre collaborateur.
Mes best tips :
· Choisissez une pièce calme, loin de l’agitation du bureau et des distractions, suffisamment grande pour éviter la tension liée à la promiscuité.
· En Visio ! Si vous devez effectuer le rendez-vous à distance, privilégiez la vidéoconférence pour que vous puissiez vous voir pendant la discussion.
· La durée idéale ? 45 minutes ! Prévoyez suffisamment de temps pour ne pas vous sentir bousculé, mais pas trop non plus !
Passage obligé, l’entretien d’évaluation peut être un génialissime outil de management si bien utilisé ! Il vous permet de montrer votre reconnaissance à vos collaborateurs, faire le point sur les valeurs que vous êtes censés partager, vous offre la possibilité de poser ensemble un regard constructif sur leur façon de travailler et de se comporter… Last but not least, il vous permet de motiver « vos troupes » ! Go ! Go ! Go !!