Une assignation ? Le 101 ! Les 10 étapes clés pour faire face à une assignation avec brio
Vous avez été assigné / You’ve been served ! Autant, la phrase en jette dans les films ou les séries, autant dans la vraie vie, elle retentit pour certains presque comme une sentence ! À la Direction juridique, recevoir une assignation, c’est quasi la promesse de frais supplémentaires, de beaucoup, beaucoup, de temps à dégager à cette nouvelle tâche et parfois de bonnes prises de tête, de longues réunions anxiogènes… La bonne nouvelle ? Ce n’est pas une fatalité ! D’autres leaders sont passés par là !
Lucky you ! Je partage, aujourd’hui, avec vous 10 conseils pour gérer au mieux une assignation tant sur le plan technique que du point de vue du leadership. Enjoy !
1. L’assignation, attentivement vous analyserez !
Comme je le répète souvent, le plus important dans la gestion d’un dossier, c’est souvent la préparation ! Commencez par analyser rapidement les éléments factuels et juridiques présents dans l’assignation. Analysez chaque détail de la plainte et assurez-vous de les avoir bien compris.
Les questions à se poser ? Quelle est la nature de la plainte ? Quelle est la date limite de réponse ? Quel est le tribunal compétent ? Quels sont les motifs invoqués contre votre société ? Et, pas mal d’autres questions encore…
Votre posture de leader ? Le calme ! Rappelez-vous, si le Directeur juridique panique, tout le monde va paniquer ! Ayez en tête l’image du capitaine de bateau qui fait face à des vagues de trois mètres de haut… Lui (vous, en l’occurrence) garde le cap, à la barre quoiqu’il arrive ! (You’ve got this !)
Éviter de réagir impulsivement, vous avez besoin de recul pour bien évaluer la situation.
2. (Toute) Votre équipe, vous informerez et en toute transparence.
Informez immédiatement les membres clés de votre équipe, en interne comme en externe (nos amis, les avocats !). Il peut aussi s’agir d’autres membres de la société dont le rôle va être déterminant : le directeur financier afin qu’il puisse anticiper et provisionner les coûts supplémentaires, le directeur des ressources humaines, concernant l’affectation des ressources...
Privilégiez la transparence et faites simple ! Évitez absolument la langue de bois, c’est contre-productif ! Soyez ouvert et à l‘écoute des questions éventuelles.
3. Faites-vous accompagner par un avocat compétent voire spécialisé !
Duh ! Évident, n’est-ce pas ? Pourtant ce n’est pas complètement dingue de le rappeler !
Pourquoi ? Parce que vous avez peut-être déjà, depuis des années, un avocat extraordinaire, un vrai couteau-suisse qui sait tout faire ! Certes…
Pourquoi faire appel à un autre avocat ? Si l’assignation porte sur des questions d’equities, de BSPCE ou tout autre sujet très spécialisé, faire appel à un avocat spécialisé (...) va se révéler crucial ! Évidemment, ménagez la susceptibilité de votre avocat habituel avec qui vous aurez à cœur de maintenir de bonnes relations !
Les critères clés pour choisir le bon avocat pour votre opération commando ? Ce choix est, en effet, décisif ! Ne vous trompez pas dans le choix de l’avocat que vous présentez à votre CEO.
Vous aurez besoin d’une défense solide. Trouvez le bon avocat, un expert du sujet !
Si vous avez le temps, organisez-vous une « beauty parade », rencontrez deux ou trois cabinets, petits et/ou gros, afin de choisir celui qui convient le mieux à votre problématique mais aussi celui qui « fit » le mieux avec vos teams ! L’expertise n’est, en effet, pas le seul point à considérer.
Vous prendrez également soin de choisir un avocat qui a un excellent relationnel et communique bien ! Quelqu’un qui est capable de travailler en équipe voire avec d’autres avocats ; quelqu’un capable d’expliquer clairement et simplement les choses à vos business guys, en « plain english » comme on dit : en évitant le jargon ; enfin, quelqu’un qui sait se faire comprendre aisément par votre CEO 🙌 !
4. Les éléments de preuve, vous rassemblerez !
Soyez méthodique ! Organisez la collecte systématique de tous les contrats, courriers électroniques, tous les supports et documents qui peuvent étayer votre défense.
Classez-les dans un drive (par exemple) de façon à ce que toutes les personnes impliquées par la gestion de l’assignation puissent y avoir accès et, surtout, s’y retrouver le plus facilement et rapidement possible !
Impliquez tous les départements dans cette collecte d’infos internes ! La clé ici sera d’être hyper organisé. Si ce n’est pas votre point fort (voir mes chroniques sur les Forces), confiez la tâche à une personne de votre team qui précisément excelle dans ce domaine !
5. Les risques juridiques (et leurs multiples conséquences), vous évaluerez !
Faites-le point avec votre avocat. Communiquez avec l’exécutif. Selon le cas, la bonne stratégie, c’est de privilégier une transaction plutôt qu’un procès !
Parfois, on s'enflamme et on peut avoir la tentation de s’engager dans la bataille mais il faut bien avoir en tête qu’aller au procès va coûter cher en interne, en temps, en frais d’avocats…
Au-delà de la seule prise en compte des risques juridiques, considérez également les implications commerciales, l'impact potentiel sur votre équipe ou encore les retombées en termes d’images d’une affaire pour votre entreprise.
Souvent, une bonne transaction vaut mieux qu’un mauvais procès !
6. La direction, vous préviendrez !
… Dès que vous êtes au courant et, bien évidemment, en fonction de l’enjeu de l’assignation ! Du moins, dès que vous aurez rassemblé les premiers éléments, choisi le bon avocat, une idée de stratégie en tête… (Ne frappez pas à la porte avec les mains vides !)
Comment en parler ? Comme vous êtes génial, vous serez clair, concis et objectif lorsque vous présenterez l’assignation ! Donnez des faits ! Inspirez la confiance !
Volontiers Drama Queen moi-même, je vous invite à ne pas trop dramatiser la situation ! Montrez, au contraire, que vous êtes en contrôle !
Parlez des mesures que vous avez déjà prises et de celles que prévoyez de prendre pour faire face à l'assignation. Rassurez la direction quant à votre capacité à gérer la situation.
7. Une équipe de gestion du contentieux, vous formerez !
Entourez-vous de vos tout nouveaux avocats spécialisés, des meilleurs membres de l'équipe finance, des membres de la team business, bref, des meilleurs talents les plus pertinents en interne comme en externe!
Vous pourriez aussi avoir besoin d’experts auprès de la Cour d'appel, d’huissiers ou de conseils d’autres professionnels. Il m’est ainsi arrivé de faire appel à l’expertise d’un professeur de droit pour nous éclairer sur un point précis ! C’est super utile !
Question leadership ? Gérez les relations au sein de cette team d’experts comme n’importe quelle autre team !
À commencer par le fait de s’assurer que chaque membre se rencontre et se connaisse !
Et, comme toujours, le mémo du bon team-leader > Pensez à favoriser un environnement inclusif ; encouragez la collaboration entre les membres ; valoriser les compétences de chacun ; faites la promotion de l'esprit d'équipe ; Encouragez la créativité en vous montrant ouvert aux nouvelles idées, par exemple… (Soyez courageux !)
8. Les rôles et responsabilités de chacun, avec soin, vous définirez !
Faites en sorte que chacun sache précisément quel est son rôle et sa responsabilité au sein de votre « Team Gestion du contentieux » !
Pour vous aider à définir les rôles/responsabilités respectifs ainsi que le type d’input que vous attendez de chacun, aidez-vous du modèle de prise de décision RAPID, par exemple. Cette matrice vous permet de dire qui dans la team va : « recommander et /ou accepter et /ou exécuter et /ou contribuer et /ou décider »…
Évidemment, en amont, vous aurez bien pris en compte les forces et compétences de chaque membre de l'équipe !
9. Le décideur, vous identifierez, ensemble !
Indeed ! Dans votre stratégie d’attribution des rôles, vous aurez absolument besoin de dire qui est « LE Decision maker » ! Il n’y en a qu’un seul ! En revanche, vous pouvez très bien en décider à plusieurs, c’est même recommandé pour créer de l’engagement au sein de votre tout nouveau groupe de travail…
10. Les délais et les procédures, vous respecterez (en anticipant) !
Les deadlines des procédures en Droit français sont des données cruciales ! Ça ne pardonne pas ! Pour ne rien louper, notez bien en amont toutes vos deadlines !
Anticipez aussi le fait que vos avocats experts n’ont pas nécessairement le même planning que vous ! Méfiez-vous des remises de conclusions à relire last minute ! Planifiez et ayez un « clear-contract » avec eux pour vous assurer que vous aurez bien le temps de relire chaque conclusion…
Vous pouvez éviter les coups de rush de dernière minute en anticipant au maximum…
Vous voici avec les outils en main pour gérer une assignation avec brio ! Ultime conseil, n’oubliez pas à chaque étape de privilégier la décision qui vous assurera le meilleur bénéfice sur le long terme. Adoptez une vision stratégique de long terme afin de pouvoir anticiper au mieux les conséquences possibles des actions menées et orienter votre équipe vers les solutions les plus efficaces ! Let’s go ! You own it !