Mieux s’organiser ! LA méthode pour réussir à tout* faire
« No matter how much money you have, you can’t buy more time. There are only 24 hours in everyone’s day. The question to always ask in the course of your day is: “Is this important right now?” » Ce n’est pas moi qui le dit c’est Bill Gates ! Tellement de choses passionnantes à faire et seulement vingt-quatre petites heures pour tout faire ? Comment ça seulement 24 heures ?! Hellooo ! On ne va pas se laisser enquiquiner par une toute petite histoire de temps ! Dans cet article, je vous parle de la géniale Méthode GTD, « Getting Things Done » ou comment « s'organiser pour réussir » créée par David Allen (c’est également le titre de son livre). Ce consultant américain a aidé des milliers de personnes à mieux gérer leur temps et leurs priorités(spoiler alert). Il est maintenant reconnu comme l’un des penseurs les plus influents dans le domaine de la productivité et de l’autogestion, rien que ça ! Alors, Hop ! Hop ! Hop ! Let’s go !
Dans « s'organiser pour réussir », David Allen nous explique que le secret d’une bonne organisation repose sur trois notions essentielles :
1. Notre cerveau n’est pas fait pour se souvenir de tout ! (Le 06 d’Einstein)
Notre cerveau n’est pas fait pour collecter et empiler toutes les informations, au contraire, le cerveau est fait pour créer ! On raconte qu’un jour un de ses collègues scientifiques demande à Albert Einstein son numéro de téléphone. Ce type qui illustre le terme « génie » dans le dictionnaire est alors incapable de lui répondre. Tandis que ledit collègue se moque de lui, Einstein s’explique : « à quoi me sert-il de retenir un numéro de téléphone alors que je peux le noter quelque part ». Duh ! Aujourd’hui, Il existe plein d’outils pour nous éviter d’avoir à nous souvenir de ces multiples petites choses qui ne font qu’encombrer son cerveau (Evernote, Contact, Notes et autres reminder de nos smartphones, …) Certes, for the sake of it, il peut tout de même être intéressant de se rappeler de son propre numéro de téléphone…
2. L’attention allouée doit être proportionnée à l’importance de la tâche (la parabole du caillou)
Imaginez que vous jetez un petit caillou puis un gros dans une mare… Le petit caillou provoquera de petites vaguelettes à la surface de l’eau. A l’inverse, si vous jetez un pavé parisien, il y a pas mal de chances que vous soyez trempé par les éclaboussures, après un gros splash ! Et bien l’esprit fonctionne un peu comme l’eau : il réagit en proportion de ce qu’on lui donne… Pourtant, trop de personnes ont tendance à réagir de la même façon quel que soit le caillou (Vous me suivez ?) En clair, nous avons parfois tendance à accorder beaucoup trop d’attention à des choses négligeables et inversement pas assez à des choses importantes. La clé du succès ? Considérer et agir de façon proportionnée !
3. Pour réaliser une tâche, il faut lui réserver un espace mental dédié (l’anniv’surprise)
C’est même le secret de la productivité ! Une étude de Gloria Mark de l’Université de Californie, démontre qu’à chaque fois que l’on est dérangé au travail, on mettrait près de 25 minutes à se reconcentrer (25 minutes ! )… Essayez de compter le nombre de fois où vous êtes dérangé dans une journée : le collègue qui passe sans qu’on ose lui dire que l’on fait déjà quelque chose(…), la notification de mail tentatrice (Ah ! Le fléau !) Mais pas seulement ! C’est sans compter sur l’espace que l’on alloue aux tâches elles-mêmes ! Oui ! En pleine concentration apparemment : une pensée parasite que l’on laisse s’installer ou alors un truc que l’on remet à plus tard, une course à ne pas oublier et que l’on oublie parce que, la surprise pour l’anniversaire du meilleur ami, on a le temps... Et, puis, un jour trop tard ! L’anniversaire, c’est dans 1 heure ! Adieu l’organisation de surprise (même si cela serait surprenant !) On met généralement le tout sur le manque de temps. Personne n’est dupe ! Il a bon dos le manque de temps !
Ainsi pour bien s’organiser, notre cher David Allen nous conseille de suivre les cinq étapes suivantes :
1. Lister toutes les tâches ! (La collecte de TOUT !)
On recense absolument TOUT : tout ce qui réclame ou va réclamer notre attention, tout ce qui peut être une tâche, que ce soit pour maintenant, de façon urgente (« terminer cet article ») ou pour dans longtemps voire sans aucune deadline, que ce soit professionnel ou personnel (« organiser une nuit ciné Marvel à la maison avec les copains… »). Et pour constituer cette liste, vous pouvez utiliser n’importe quel support de votre choix ! Celui que vous trouvez le plus sympa, peu importe : support électronique, carnet, cahier à carreaux, bullet journal…
Rappelez-vous :
- Il n’y a pas de mauvaises idées (ou tâches) !
- Mieux vaut collecter trop que pas assez de tâches (ainsi, on limite les chances d’oublier l’anniversaire surprise !)
- Durant la collecte des tâches, laissez-vous guider par le flux de votre pensée. Vous serez d’autant plus créatif ! Libérez de l’espace mental aussi pour la collecte !
- Les idées ou tâches ne sont pas des engagements (Ouf !) Vous y envisagez toutes les possibilités, toutes les options ce, même s’il s’agit de domaines que vous ne maîtrisez pas (et tant mieux… « Surprise comment ? Une pièce montée ? Un feu d’artifice ? » Sinon on se bride…)
- Vous réussirez d’autant mieux votre processus de « collecte » que vous l’intégrerez à votre mode de vie : en choisissant le meilleur support pour vous comme évoqué mais aussi le meilleur moment et le plus facile. Comme ça, on évite de procrastiner la collecte elle-même !
2. Traiter le contenu ! Quoi faire et quand ? ( La taille du caillou) :
Un peu comme pour sa boite mail, on traite les éléments de sa liste un par un et on analyse la nature de chaque tâche (ou idée) puis on trie ! S’agit-il d’un projet ? D’une action simple qui prend moins de 2 minute, d’une action qui mobilisera plus de 2 minutes de mon temps ou encore d’un document à consulter quand je veux / peux?
En premier lieu, et chaque projet identifié, il vous faut déterminer le résultat attendu !
Si le projet en question nécessite plusieurs étapes, formulez la toute première action à mener de façon très concrète. Elle permettra de déclencher plus facilement les étapes à suivre...
Vous pouvez immédiatement clarifier votre projet (quel est son objectif ? Est-il réalisable ? pour quels résultats ? Avec quels moyens ? Comment évaluer sa réussite ?) ou décider de le faire plus tard. (Par exemple, pour la pièce montée de l’anniversaire surprise, j’ai le choix entre : trouver les meilleurs cours de pâtisserie de Paris ou les meilleures pièces montées de Paris).
Si une action prend moins de 2 minutes à effectuer et que toutes les conditions requises pour l’accomplir sont réunies, faites-là immédiatement ! Et, voilà une chose en moins à faire ! Que la tâche fasse partie d’un grand projet ou pas d’ailleurs ! La faire immédiatement, ira bien plus vite que de l’analyser puis la classer, puis la faire…
Enfin, si l’élément n’a finalement pas d’intérêt, on s’en débarrasse ! Easy !
3. Organiser les actions à réaliser ! (Le “Drive Ditch Delegate” augmenté !)
Une fois votre liste complétée et renseignée, rangez ! Rangez vos idées ou tâches dans deux catégories distinctes. Lesquelles sont « activables » ie sur lesquelles je peux avoir une action concrète et lesquelles non !
Ce qui est activable ? Primo : si je peux le faire en deux minutes, je le fais… Sinon, je me pose la question essentielle : Drive, Ditch ou delegate ? Drive : qu’est-ce que je peux réaliser moi-même (je me base sur mes forces et mes ressources aussi !) Ditch : qu’est-ce que je vais ne pas faire du tout car ce n’est pas une priorité… Delegate : qu’est-ce que je vais confier à quelqu’un de bien (et, à qui ?).
Avec les 3D, on était plus dans le management du temps court, David Allen précise une autre catégorie, très utile si l’on hésite à purement et simplement jeter un projet à la poubelle, on peut choisir et surtout planifier de le reporter dans le temps ! (Ahah !) Se pose alors la question de tâches « non activables » ? Qu’est-ce que c’est ? Hormis celles qui vont directement à la poubelle, ce sont ces tâches hybrides qui, par exemple, permettent de préparer un projet ou une action, qui font partie des phases d’incubation pour un projet (collecte d’infos, veille, bibliographie ), des actions qui s’inscrivent dans des temps longs, les choses utiles mais pour plus tard (des articles que l’on met de côté pour se faire une culture sur tel ou tel sujet…)
4. Revoir et mettre à jour ses listes ( Le check-up régulier )
La méthode GTD réclame de la régularité ! Il est primordial de revoir sa liste d’actions régulièrement, à commencer bien entendu par les actions que l’on a bien pris soin de placer dans le calendrier avec un reminder (Duh !) Elles sont absolument prioritaires ! (Rappelez-vous l’an dernier, l’anniversaire surprise !). Si vous avez une deadline, respectez-là ! (double -duh !)
Mon conseil pour être régulier ? Passez en revue toutes vos tâches à effectuer, au moins, une fois par semaine, par exemple, le dimanche soir pour bien commencer la semaine. Mettez à jour toutes vos listes, tenez compte de l’avancée des projets. On s’assure que son système est clair, efficace et complet pour nous !
En revoyant régulièrement la liste de choses que vous avez à faire, vos rappels, actions déléguées, etc., vous libérez votre esprit (comme Einstein avec son numéro de téléphone). Vous vous concentrez sur les tâches véritablement importantes et à réaliser « maintenant ».
Idem ! Les projets reportés, en suspens, à incuber, les choses à lire « one day » ne doivent être effectués que lorsque vous le jugerez bon : no rush ! L’idée, c’est de s’éviter de ruminer au sujet d’innombrables tâches mal définies et de leur consacrer, déjà, dans notre esprit trop de temps…
5. Agir en fonction des options choisies (Les bonnes décisions)
Et voilà ! Vous avez tout en main ! Il ne vous reste plus qu’à prendre les bonnes décisions à l’instant t pour mener à bien vos actions et projets ! Et cela sera d’autant plus facile que vous aurez bien préparé voire bien planifié votre journée, votre semaine… (A J-1, je confie la réalisation de la pièce montée au meilleur pâtissier ? )
Ok ! La méthode GTD nécessite un petit investissement en temps au démarrage, juste de quoi trouver les moyens qui vous conviennent, d’installer une petite routine, mais très rapidement, vous verrez que vous gagnerez du temps et serez tellement plus efficace !
Le fait de collecter et d’organiser tout ce qui occupe généralement - et parfois submerge - votre cerveau va vous permettre de reprendre le contrôle sur votre temps.
En plus, vous enrichissez vos projets au fur et à mesure du temps qui passe.
Vous serez plus efficace, plus disponible et donc plus créatif… Peut-être même que vous aurez de nouvelles idées ! A vous de jouer !
Pour aller plus loin (et allonger votre liste de lecture…)
David ALLEN : https://en.wikipedia.org/wiki/David_Allen_(author)
Livre de David ALLEN : https://www.amazon.fr/Sorganiser-pour-r%C3%A9ussir-m%C3%A9thode-lefficacit%C3%A9/dp/B00WS5RC1K/ref=sr_1_1?__mk_fr_FR=%C3%85M%C3%85%C5%BD%C3%95%C3%91&dchild=1&keywords=david+allen&qid=1617028922&sr=8-1
Un très bon article : https://medium.com/essentiels/la-m%C3%A9thode-gtd-sorganiser-pour-r%C3%A9ussir-ou-l-art-de-l-efficacit%C3%A9-sans-le-stress-bcde79f6fd30
L’étude de Gloria Mark de l’Université de Californie, sur le temps pour se reconcentrer…