On ne citera jamais assez ce grand adage : « with great power comes great responsability, » qui démontre encore une fois toute sa pertinence ! Et oui ! Parce qu’ils sont aujourd’hui de véritables business partners, on attend des directeurs juridiques qu’ils soient capables de démontrer dans quelle mesure leur activité (celle de la direction juridique) contribue à la croissance de l’entreprise ! Oui ! Ces « trusted advisors » doivent pouvoir mesurer leur performance (duh !)... Comment ? Grâce aux bons (attention magic word !) KPI ou Key Performances indicators !  De quoi s’agit-il ? A quoi ça sert ? Lesquels utiliser et comment bien les utiliser quand on est directeur juridique ? Lucky you ! Je partage mes best practices et classe pour vous les 4 indispensables…

Corollaire : Lecteurs fidèles, vous savez à quel point je milite pour ce qui me semble être une évidence : le directeur juridique doit absolument faire partie du Comex (au même titre qu’un DAF !)

Incontournable : adapter les KPI s à son destinataire…

First things first : un KPI, c’est quoi ? Simple ! Il s’agit d’un outil (!) censé nous aider à démontrer notre valeur ajoutée au business !  Soyons clairs, et au risque d’en décevoir quelques-uns, le concept n’a de magique que le nom ! Il n’existe (hélas) pas de solution magique, pas de KPI « one-size-fits-all ». Les indicateurs que vous allez mettre en place vont varier en fonction de votre secteur d’activité, de la taille de votre entreprise et du département juridique, du profil de la direction juridique, de ce que vous externalisez ou pas…

La pertinence de tel ou tel KPI va, elle, entièrement dépendre de ce que vous souhaitez démontrer et surtout à QUI ! Aujourd’hui, il est très facile de mesurer tout et surtout n’importe quoi… Ainsi avant de vous mettre à tout compter, ayez bien en tête le destinataire des données que vous êtes sur le point de collecter… Mon conseil : on part de sa cible (son destinataire) pour choisir ses outils !

Vous pourrez ainsi mettre en place un ensemble de KPI spécialement conçus, par exemple :

-   Pour vous ! En tant que Directeur juridique, vous aurez besoin de chiffres très concrets vous permettant de piloter la direction ou encore de vous doter de solides arguments pour demander du budget ou des ressources supplémentaires…

-   Pour votre équipe ! Vous donnerez aux membres de votre team une visibilité parfaite de leur activité grâce à des indicateurs tangibles qui feront sens pour eux.

-   Pour votre DG ! Vous lui permettrez de justifier de l’activité de votre département auprès de ses actionnaires, par exemple.

-   Pour votre DAF ! En voici une personne qui sera friande de vos données chiffrées et qui ne vous remerciera jamais assez de parler dans sa langue !

-   Enfin, et d’une façon générale, utilisez des KPI pour expliciter votre mission et montrer votre valeur ajoutée au Comité de Direction ainsi qu’aux autres départements!

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Mon Best-of des KPIs de la Direction juridique

S’il n’y a certes pas de solution magique en matière de KPIs, il en existe tout de même certains plus pertinents que d’autres en matière de mesure de performances… En voici 4 qui me semblent incontournables !

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#1. L’évolution de la dépense

Comme tout département de l’entreprise, le département juridique est concerné par l’impératif du contrôle du budget ! Duh!? Pas si facile ! Le DJ est parfois seul face à son budget, en particulier, sur des sujets hautement confidentiels…

Ce précieux KPI va ainsi vous aider à piloter vos coûts. Vous pourrez cartographier la dépense juridique en mettant en évidence les centres de coûts les plus importants, et faire émerger des axes d’optimisation.

Comparer l’évolution de la dépense juridique externe, par exemple, vous donnera une bonne indication des sujets que vous auriez tout intérêt à internaliser ! Vous pourrez, également, établir un classement des cabinets d’avocats avec lesquels vous travaillez en fonction de leur productivité…

Ok ! Mais c’est du travail de mettre en place un KPI, non ? Certes oui, mais aujourd’hui, c’est aussi plus facile que jamais ! De brillantes LegalTech ont déjà tout prévu. Des outils de mesure des coûts automatiques ont été spécialement conçus pour les directions juridiques (sans blague !) … 

Je vous recommande, par exemple,  SIMPLELEGAL énormément utilisé dans la Silicon Valley ! (Je tiens à préciser que je n’y ai pas d’actions… Hélas !) D’un clic, on sait combien a été dépensé en Propriété intellectuelle, en Contrats, quel collaborateur dépense le plus en frais d’avocats… On intègre de beaux tableaux dans nos présentations. C’est absolument extraordinaire !

#2. Le temps moyen de traitement d’un dossier 

Cet indicateur va vous permettre de monitorer l’activité et in fine de gagner en efficacité ! C’est l’un des KPI les plus utilisés dans les Directions juridiques. Cet indicateur clé pour une meilleure performance est même devenu indispensable !

Évidemment, pour être représentatif, il doit impérativement prendre en compte à la fois la nature et la complexité des dossiers traités.

 Grâce à lui, vous pourrez cartographier (c’est l’idée du KPI !) vos interventions et les classez par nature et temps passé. Vous distinguerez les sujets à faible valeur ajoutée, à automatiser en priorité (la revue des NDA’s, Anyone ?), de celles où votre plus-value en tant que juriste est décisive… A vous ensuite d’arbitrer !

Ce KPI se révélera également utile pour la mesure de la satisfaction de vos clients internes (ie les autres départements !), en vous donnant des éléments précis concernant votre temps de réponse par exemple…

#3. Le nombre de dossiers traités

C’est le B.A.-BA ! Le KPI de la direction juridique qui reflète votre productivité brute…

 Le nombre de dossiers traités à paramètres égaux (duh !) sont-ils en constante augmentation ? Devez-vous vous organiser pour faire face à l’accroissement des demandes ? Identifiez rapidement les axes d’amélioration de votre productivité grâce à cet indispensable KPI. Faut-il outsourcer des tâches ou, au contraire, recruter ?

Mon conseil : tant que vous pouvez, automatisez les tâches récurrentes et à faible valeur ajoutée telles que la création de contrats simples ou encore les réponses à des questions récurrentes. C’est la clé ! Si vous traitez un nombre croissant de dossiers à faible valeur ajoutée, pensez « digitalisation » ! 

 Encore une fois, les LegalTech proposant des solutions d’optimisation sont nombreuses sur le marché ! Elles sont en train de modifier en profondeur la façon de gérer la Direction juridique !

En matière de gestion des contrats, pensez à Leeway par notre excellent Thibaut Caoudal (instigateur et partenaires incroyable des premières saisons du Legal Club Sandwich !). Pour la gestion des plans d’actionnariats salariés, equify, ou les solutions de la Banque Transatlantique selon vos besoins.

#4. Le bilan annuel d’activité de l’équipe juridique

Avouons-le, avec le Bilan annuel d’activité, il s’agit sans montrer que l’on fait sa propre promotion… de faire son autopromotion ! Un outil rétrospectif puissant ! (Et motivant !).

 Allez-y ! Ce bilan est un super moyen de présenter à son CEO, son DG, ainsi qu’à l’ensemble de l’entreprise (tout) le travail accompli durant l’année écoulée. Quels types de dossiers avez-vous traité le plus souvent, avez-vous identifié de nouveaux facteurs de risques ? Êtes-vous intervenus sur votre marché domestique ou avez-vous noté un accroissement des dossiers internationaux ?

 Vous y identifiez les sujets majeurs qui ont occupé votre team mais aussi les sujets à porter à l’avenir, vos perspectives, notamment en matière de recrutements. C’est un véritable coup de projecteur ! Profitez-en !

D’autres KPI’s de la Direction juridique Worth mentioning !

-   Les départements ayant le plus souvent recours à la direction juridique ;

-   Les contentieux transigés, gagnés, perdus ainsi que leurs montants ;

-   Le nombre de créances recouvrées ;

-   La ventilation du budget alloué à la direction juridique ;

-   Le budget de la direction juridique comparé au chiffre d’affaires total de l’entreprise ;

-   Le nombre d’heures de formation interne données ;

-   Le nombre de négociations contractuelles menées ;

-   Le turnover des membres de votre équipe.

Créez vos propres KPI ! Le plus proche de votre business, le plus pertinent !

Précaution importante ! Le KPI n’est pas une fin en soi

(Pas de magie !) La collecte d’informations ne doit pas devenir une usine à gaz, une tâche sans fin s’inscrivant dans le quotidien des opérationnels au détriment de leur cœur d’activité (le travail juridique !) Attention, le KPI n’est pas un outil de reporting ni de micro-management ! Au contraire, le KPI existe pour faire briller les équipes !

Il vous permet de mettre en lumière le travail tentaculaire que vous effectuez au quotidien et qui peut parfois être difficile à appréhender pour les opérationnels ou encore la Direction Générale… Le KPI est un outil AU SERVICE de l’équipe juridique. Soyez fiers de tout ce que vous accomplissez au quotidien !

D’autres outils pour vos KPIs :

-   Legal Tech modèle SaaS : SHAKESPEARE, ticketing system.

-   Spécialiste du Legal Ops, CALAME de nos amis Emilie Letocart-Calame et Jonathan Williams (Emilie était l’invitée de la Season 1 Episode 4).

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