Les 3D! Le secret pour bien gérer sa charge de travail quand on est débordé!
Les 3D? Quoi? Ça existe encore les boysbands? La réponse est OUI ! MAIS Rassurez-vous (ou pas, on ne juge personne) ce n’est pas le sujet ici.
Les 3D, pour « Drive, Delegate, Ditch, » est une bonne vieille méthode qui m’a sauvé plus d’une fois la vie, en particulier, quand je me sentais dépassé par la masse de travail à abattre. Cela arrive hélas aux meilleurs d’entre nous! En tant que juriste, en tant qu’avocat, on se retrouve souvent à devoir gérer une multitude de sujets tous différents. Il peut ainsi arriver que l‘on se sente totalement débordé… Lucky you ! Dans cet article, je vous explique comment vous servir au mieux de la méthode des 3D pour vous sortir de cette mauvaise passe la tête haute!
(Avant tout) Faire une TO DO Liste de tout
Alors ? Vous avez le sentiment d’avoir trop de travail à faire et pas assez de temps ? Vous ne savez plus comment gérer ? La première chose à faire est de constituer une TO DO Liste. Évident ? Certes ! Mais « cela va mieux en le disant ! » Il est essentiel de lister absolument toutes les choses dont vous êtes responsable, tout ce que vous avez à faire de façon exhaustive en prenant soin de détailler toutes les tâches.
(Important aussi) Bien définir sa vision du succès
La deuxième chose à faire, tout autant essentielle, consiste à prendre le temps de bien réfléchir à ses objectifs. Quelles sont les attentes de votre boss ou de votre client ? What is the big picture ? (Des années dans des boites US ! My bad !) En français dans le texte : quelle est la vision et/ou l’objectif de votre boss, votre client ?
AND GO ! Une fois que vous avez répondu à cette délicate question, vous avez la ligne d’arrivée en tête. C’est le moment d’actionner la règle des 3D…
Première liste des 3D : Drive it ! Ce que je vais faire : mes forces !
Au sein de la liste exhaustive de toutes les choses que vous avez à faire, triez et placez dans une liste « Drive it » toutes les tâches pour lesquelles vous vous sentez le mieux équipé, les tâches les plus sensibles ou les plus importantes pour votre société, celles pour lesquelles vous avez les meilleures compétences techniques pour atteindre l’objectif donné : celles que vous gérerez le mieux. Soyez très concret et pour choisir appuyez-vous, en toute logique, sur vos forces (je ne saurais que trop vous recommander la relecture de mon article sur les forces en Saison 1 ou de regarder ma chronique dans le LCS #XX).
On sait très bien que cette première liste ne va pas suffire, d’où la deuxième !
Deuxième liste : Delegate it! Ce que je vais déléguer à LA bonne personne
Déléguer, a priori, le concept est simple. Cependant il faut tout de même se poser deux ou trois questions avant de déléguer ! Primo, on délègue à des personnes capables d’assumer la tâche en question faute de quoi on se retrouve à devoir micro-manager ces personnes (et à ajouter une ligne de plus à sa liste « Drive it »). Not good !). Cela tombe sous le sens mais « cela va mieux en le disant » …
En délégant, on doit aussi s’assurer que la personne à laquelle on délègue a bien intégré les objectifs à atteindre (la « big picture » !). Cela vaut le coup de proposer un petit « replay » (rembobinage) pour être bien certains d’être d’accord. Soyez également très clairs concernant les résultats que vous attendez !
A noter que la personne à qui on délègue peut-être dans votre équipe, mais il peut aussi s’agir d’un autre département dans la société plus compétent pour gérer la tâche qui n’a rien de juridique ou encore, si vous êtes juriste, à votre cabinet d’avocat qui peut venir à votre rescousse pour vous donner des moyens supplémentaires!
Last but not least, demandez à vos collaborateurs en cabinet d’avocat ou aux membres de votre équipe juridique, s’ils ont besoin d’un soutien particulier, de ressources ou encore d’un training particulier. Ont-ils besoin de vous parler toutes les semaines ? En clair, assurez-vous qu’ils ont bien tous les moyens pour réussir la tâche en question.
Troisième liste : Ditch-it ! Ce que je ne vais pas faire pour de bonnes raisons
Placez dans cette liste tout ce que, littéralement, vous allez mettre à la poubelle. On n‘est pas en pleine session Marie Kondo (merci Netflix!) à choisir ce qui nous apporte ou pas du bonheur (what sparks joy ? Nope). Soyez le plus concret possible. Peut-être que revoir le contrat annuel pour la machine à café n’est pas une priorité quand, par ailleurs, vous avez de gros dossiers de fond à gérer et très peu de temps pour le faire…
Vérifiez aussi que les tâches intégrées dans votre TODO Liste initiale relèvent bien des compétences ou de la responsabilité de votre service.
Encore une fois, ce n’est peut-être pas toujours au Service Juridique de gérer. Il ne faut pas avoir peur de prendre la décision de ne pas faire une tâche ! Évidemment, vous veillerez à bien informer et à vous assurer de l’accord de votre hiérarchie ou des personnes directement impliquées : « cela va mieux en le disant » (et de trois) !
Drive-it, Delegate ou Ditch-it! Grâce à ces trois listes vous devriez y voir plus clair dans votre emploi du temps. Un nouvel horizon plus paisible s’ouvre à vous et les plages horaires respirent à nouveau dans votre Google Calendar… Charge à vous de résister à l’appel du vide et à ne pas rallonger du même coup votre TO DO Liste ! Dont acte !