Les 12 meilleurs trucs pour manager votre formidable équipe juridique à distance
Votre équipe est formidable ! Vos collaborateurs sont brillants ! Et aujourd’hui, ils réalisent des merveilles parfois depuis les quatre coins de l’Hexagone, du monde ou même du périph’ (indeed)! Et oui ! De plus en plus d’entreprises voient leur Service Juridique se démultiplier à travers leurs différentes entités régionales, sans oublier les collaborateurs en télétravail… Ce nouveau quotidien qui s’impose comme une norme pour de plus en plus de Directeurs Juridiques (aka DJ) réclame de leur part quelques efforts d’adaptation. Comment gérer des systèmes juridiques différents, cultures différentes, plusieurs fuseaux horaires ? Comment créer une culture du département quand l’équipe se voit rarement ? Aujourd’hui, au-delà des best practices des meilleurs leaders, je partage avec vous mon expérience en tant que leader d’une team worldwide (chez Yahoo !) et vous dis comment prendre soin de votre team en commençant par - spoiler alert - bien en connaître chacun de ses membres ! Je vous livre ainsi 12 trucs pour faire en sorte que les conditions de vos échanges, de vos suivis, de votre travail soient optimales…
Soignez le cadre ! Travaillez dans de bonnes conditions ! (First things fisrt…)
1. Respecter les fuseaux horaires
Duh ?! Pourtant, il y a encore des leaders qui organisent des meetings sans prendre en compte les différents fuseaux horaires de leurs interlocuteurs et sont capables de donner des rendez-vous et faire travailler des collaborateurs soit très tard soit super tôt le matin ! Sans parler des meetings organisés en pleine nuit pour certains !
La solution ? Les outils de planification des agendas en ligne ! Magique ? Presque ! Par exemple, https://www.timeanddate.com/worldclock/meeting.html vous permet de trouver le meilleur horaire pour tout le monde en un seul clic !
Et si vraiment, il vous est impossible d’éviter les créneaux horaires extrêmes : alternez ! Faites en sorte que cela ne soit pas toujours les mêmes qui aient les « mauvais » horaires.
De la même façon, si les horaires sont infernaux pour certains, évitez les réunions trop longues ! Ce que vous pouvez faire ? Divisez la réunion en deux parties en alternant (une partie horaire décent et l’autre moins).
Soignez vos talents : de bonnes et surtout de vraies relations !
2. Connaissez bien TOUTES LES PERSONNES dans votre équipe
Duh ! (…) Ce que cela signifie ? Ne vous contentez pas de parler à vos seuls managers ! (Ah, oui ? Oui !)
Organisez des « skip level meetings » (ce qui pourrait se traduire par mélanger les genres). Ils sont prodigieux pour tout savoir du fonctionnement interne de votre team sur une entité/ une région. Prenez le temps de rencontrer tout le monde, passer du temps avec chacun, idéalement en one-to-one et ce, quel que soit son niveau hiérarchique.
Évitez-vous de découvrir par hasard le comportement inadmissible de votre n-1 local ! (Argh !) Au contraire, donnez-vous les moyens d’être « on top of things » (sur le coup !) tout le temps, y compris quand vous n’êtes pas physiquement présent. Chez Yahoo!, je mettais un point d’honneur à me rendre dans chaque pays a minima deux fois par an et j’y rencontrais en direct chaque membre de l’équipe, quel que soit son niveau…
3. Créez du lien avec chacun de vos collaborateurs !
Il n’est pas toujours évident de se sentir un membre à part entière d’une team lorsque l’on ne se voit pas au quotidien ou lorsque certains voient le leader moins que les autres. Mon conseil ? Accordez du temps et de l’attention à vos collaborateurs tout particulièrement s’ils sont loin !
Vous voyagez ? Souvenez-vous que vous visitez votre équipe avant tout, avant même le business lui-même. Prenez le temps de connaître personnellement (loisirs, famille) vos collaborateurs. Renseignez-vous. Un nouveau-né ? Pensez à faire parvenir un cadeau de naissance. Allez au restaurant, pensez aux anniversaires...
4. « Buildez-bondez » l’équipe ! Assurez-vous de sa cohésion !
Faites participer tout le monde, HQ et régions ! Multipliez les occasions pour chaque entité d’être représentée et de prendre la parole au sein de la team globale.
Mon conseil ? Réunissez votre team en présentiel au moins une fois par an, lors d’un séminaire d’équipe. Assurez-vous qu’il y ait de nombreux présentateurs qui ne soient pas du HQ, sur plein de sujets.
Chez Yahoo!, j’organisais un tel séminaire d’équipe une fois par an. Chaque année un pays différent organisait le séminaire et accueillait les autres teams ! Certes, une telle organisation a un coût certain mais rien de tel pour créer un lien durable au sein de l’équipe.
Ça, c’est dans un monde idéal. Hélas, il n’est pas toujours possible pour toute l’équipe de voyager. Tentez dès que vous en avez l’occasion de faire se rencontrer les membres des différentes équipes. Créez des occasions pour vos collaborateurs d’interagir en direct !
Et quand vous le faites, pensez aux dates importantes (holidays !!) de chaque pays ! (Duh ? Duh !!)
5. Respectez les différences culturelles.
(Big Duh !) C’est la moindre des choses mais encore une fois quand vos interlocuteurs sont multiples, cela nécessite un peu d’organisation.
Lorsque vous avez une équipe au Moyen Orient, ne parlez pas de « Christmas Break » mais plutôt du « Holiday break ». Souvenez-vous que « week-end » ne signifie pas nécessairement « samedi -dimanche » dans tous les pays ! Enfin, attention aux blagues et anecdotes qui peuvent terriblement choquer certains de vos interlocuteurs alors qu’elles seraient parfaitement acceptables dans votre pays d’origine.
Lead the way ! Les indispensables !
6. Mettez en place un suivi efficace (et évitez le micro management !)
Il vous faudra trouver le juste milieu entre le besoin de connaître « vos » sujets et la tentation du micro management. Cette dernière pourrait vite se révéler totalement ingérable (en plus d’être contreproductive car totalement épuisante pour les équipes) de toutes façons…
Connaissez vos « top dossiers » en local ! Un exemple : vous êtes au COMEX, un sujet crucial pour l’Italie est abordé, vous devez impérativement être au courant ! Votre team locale ne vous en a pas parlé ? À vous d’y remédier et de faire en sorte que cela ne se reproduise plus. Les sujets importants localement le sont tout autant pour la team globale.
Best practice ? Par temps « calme » :
Ø RDV /Call / Visio en 1:1 tous les quinze jours avec votre manager local – à adapter en fonction de l’activité et/ou l’importance des sujets.
Ø Rapport écrit hebdomadaire (relativement court).
Un « fair » retour sur vos collaborateurs ? Multipliez les sources ! Au moment des évaluations annuelles, pensez à collecter le feedback des pairs de vos collaborateurs au sein même de la direction juridique mais aussi et surtout celui des membres de la C-Suite de leur pays.
7. (Speaking of !) Aidez /soutenez votre collaborateur local à être en lien direct avec le dirigeant local !
A ce propos ! Mettez en place une ligne directe avec le patron local. Veillez à ce que le juriste de votre team soit inclus au comité de direction local ! En cas de résistance de la direction, n’hésitez pas à vous déplacer pour montrer (voire exercer) votre soutien.
À votre collaborateur ensuite de se rendre totalement indispensable au dirigeant local et à devenir son « trusted advisor » comme tout bon juriste devrait l’être!
8. Célébrez / Félicitez !
N’oubliez pas vos collaborateurs ! Valorisez le travail de qualité, les brillantes initiatives et les comportements qui méritent d’être félicités. Célébrez les réussites ! La distance nécessite d’autant plus d’être encore présent et démonstratif !
9. Soyez disponible !
Loin des yeux, loin du cœur ? Ou tout comme… Le travail à distance à tendance à déshumaniser les échanges.
Évidemment lorsque l’on travaille à seulement quelques mètres les uns des autres voire dans un openspace, interagir, c’est fingers in the nose (!) mais quand des kilomètres, un océan, des heures de décalage nous séparent ? L’idéal serait que votre réactivité soit la même et que la « distance » (quelle qu’elle soit) se perçoive le moins possible !
Vous recevez un message que votre collaborateur précise « urgent » ? Qu’il soit téléphonique, via email ou messagerie professionnelle, agissez rapidement (et faites-lui savoir) ! Les collaborateurs doivent savoir qu’ils peuvent véritablement compter sur leur supérieur, sans attendre la fin de la semaine ce, même si la problématique semble très « locale ».
10. Adressez-vous à tous !
Idem, et c’est important lors de meetings téléphoniques ou en visio, avec une partie de la team à vos côtés (voire dans même bureau), veillez à vous adresser à l’ensemble des participants y compris ceux en remote, et pas seulement aux personnes physiquement présentes dans la salle. (On aurait tendance à oublier !) Faites-les intervenir dans la conversation !
11. Recrutez les bonnes personnes ! (Yes !)
AH ! Je le dis souvent : dans les bonnes équipes, il y a les bonnes personnes ! Soignez le recrutement et apprenez à connaître les qualités (et les quelques défauts) de vos collaborateurs : c’est la clé du succès !
Recrutez les bonnes personnes ? Simple (Ou presque) ! 2 nouveaux paramètres à retenir dans notre cas : gérer la différence culturelle et être a minima autonome. Privilégiez des personnes qui ont déjà eu une expérience internationale, déjà préparées à travailler avec des personnes ayant une autre culture ou une autre façon de penser. Et, si vous avez un seul juriste dans un pays donné, choisissez un talent relativement senior, capable, si besoin, de tenir tête (ou d’influencer par ses talents de communication) à un business manager local un peu trop pressé de lancer ses projets sans tenir compte de l’avis du juriste…
12. Pensez aux possibles outils locaux !
Bien sur tout le monde connaît Zoom et Slack ! Vous pouvez partager vos documents types dans un drive mais n’oubliez pas de demander à vos équipes si elles ont besoin de bases de données locales (équivalent à notre LexisNexis par exemple) pour faire leur travail.
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Manager une équipe à distance, si ce n’est pas Rocket Science par rapport à la gestion d’une équipe sur un même site mais cela réclame tout de même pas mal d’efforts : d’observation d’écoute et de disponibilités du manager !
Une boussole pour moi ? « Comment aimerais-je être moi-même traité ? » (Cela vaut aussi dans la vie de tous les jours, c’est magique ! ;-)). Chacun de vos collaborateurs doit se sentir inclus, valorisé et traité équitablement. À vous d’insuffler un état d’esprit ouvert et collaboratif au sein de votre team.
Surtout n’arrêtez pas d’être curieux, regardez ce que font vos pairs dans d’autres équipes juridiques, qu’est ce qui marche ou pas. Testez, tentez ! Dont acte ! A vos teams worldwide !