Les 10 trucs (and more) pour réussir sa présentation au COMEX !
Votre prochain challenge ?
Faire une présentation au COMEX ! C’est peut-être l’un des exercices les plus délicats de la vie professionnelle du juriste d'entreprise! Il est d’autant plus périlleux qu’il est peu fréquent. On manque souvent d’expérience et, avouons-le, c’est plutôt intimidant! Vous avez en face de vous, des cadres hyper demandés qui ne partagent a priori pas avec vous le goût du détail juridique (duh !) ni même un petit bout de votre culture juridique! Du moins, ils n’en ont clairement pas fait leur priorité.
On les imagine trépignant d’impatience sur leurs chaises! Bref! On ne vous attend pas comme le ferait le public de Mariah Carey avant un concert au Carnegie Hall, loin de là… Pourtant des décisions de la plus haute importance dépendent parfois de questions juridiques vraiment très complexes ! Hyper difficiles à simplifier !
Et, pourtant c’est un passage obligé! Important et nécessaire! Comment présenter au mieux les questions juridiques à sa direction générale, partager son expertise, émettre un avis, faire passer ses idées? Comment réussir sa meilleure présentation au Comex ever? La réponse en 10 points incontournables (et so much more !)
Disclaimer : Sorry Folks! Cet article est particulièrement long mais l’exercice est intense ! It’s worth it ! Enjoy !
1. La forme, vous soignerez !
C’est la moindre des choses me direz-vous ! Pas si simple ! On l’oublie hélas parfois pensant à tort que cela n’intéresse pas votre audience. Il est pourtant essentiel de travailler la façon dont vous allez présenter votre travail. On a tous en tête des présentations hyper longues, incompréhensibles, lues et où chaque mot apparaît à l’écran ou encore des bullet points à n’en plus finir, aucune image. Trust in me : préparez-vous !
Ma Check-list pour une présentation au top, 4 ingrédients essentiels :
- Appâtez votre public ! Commencez avec un titre impactant ! L’idée est de captiver dès le début.
- Des images et peu de texte ! Réduisez le texte au strict minimum (et si vous en avez, privilégiez les bullet points, mais pas trop !)
- Des images dans le texte aussi! Usez, abusez d’histoires et d’exemples ! Vos explications n’en seront que plus parlantes et marquantes.
- Répétez un message clair ! Martelez les points essentiels de la présentation. Bon à savoir : 10 minutes après une présentation, on se rappelle 50% d’une présentation, 25% , le lendemain, 10% une semaine plus tard… Répétez ! Marquez les esprits !
Souvenez vous...
- La présentation n’est pas le sujet ni une fin en soi mais un simple support ! Pitié pour vos interlocuteurs ! Ne lisez pas vos slides !
- Privilégiez les bullet points donc et évitez d’écrire de longues phrases ! Personne ne lit assez vite de toutes les façons (et encore, je ne parle même pas du fait que personne n’aura envie de lire !)
- Parlez à votre public ! Vous entamez un dialogue.
2. La fond, vous peaufinerez !
Keep your eye on the target ! First things first, avant même de commencer à écrire votre présentation, prenez bien soin de définir votre objectif ! Que devez-vous et que souhaitez-vous accomplir avec cette présentation ? Quel message voulez-vous passer à votre audience ? A quel besoin répond cette présentation ? Pensez à valider avec votre supérieur direct l’objet de la présentation (le CEO si vous présentez au Board!). Se poser ces questions est crucial(!) au risque de faire un sérieux hors sujet et/ou de perdre complètement l’attention (et, pire, la confiance) de vos interlocuteurs.
3. Avec simplicité et précision, vous vous exprimerez !
Pensez à votre public ! Lorsque vous présentez des questions juridiques à la direction générale, votre présentation doit être aussi simple et concise que possible (Let’s see: 40 diapositives techniques à présenter en 15 minutes? Vous allez au devant de gros problèmes !)
- Allez rapidement à l'essentiel ! Annoncez votre plan. Le truc infaillible consiste à énoncer immédiatement l’objet de la présentation : Là où vous voulez en venir ainsi que votre plan (quelles étapes vont vous mener jusque là). La bonne nouvelle, c’est qu’a priori, cela intéresse tous vos auditeurs! Par exemple, “Aujourd'hui, nous allons vous demander d'approuver une autorisation d'un montant maximal de 150 000 $ pour régler le litige avec Société Tartempion. Nous allons vous présenter rapidement l'analyse, puis nous répondrons à vos questions."
- Gagnez du temps en partageant les documents les plus techniques ou denses en amont. Ainsi, si vous avez envoyé les documents à l'avance, vous pourrez simplement l’évoquer : "Je sais que vous avez reçu les documents à l'avance, je vais donc aborder quelques points clés, puis nous passerons directement à la partie discussion de la diapositive X, où nous vous demanderons l'autorisation de régler le litige". En d'autres termes, supposez qu'ils ont lu les documents à moins qu'ils ne vous demandent le contraire. Les personnes présentes pourront aussi s’y référer (et creuser) par la suite. Attention à ne pas exclure et donc expliquer les points cruciaux pour votre démonstration !
4. La secret, vous respecterez. Attention à la confidentialité de vos avis !
- Limitez la distribution aux seuls membres de l'équipe de direction et/ou du conseil d'administration qui doivent avoir une copie de la présentation. Ne partagez en aucun cas votre présentation avec des personnes extérieures, à l'exception de votre avocat externe.
- Soignez votre parole ! Attention à vos lecteurs! Plus que jamais évitez l’humour - les inside jokes, par exemple- que certains pourraient juger déplacés, des images qui pourraient être choquantes voire discriminantes pour d’autres. Ne dénigrez personne. Soyez positif ! Mettez-vous la place d’un lecteur extérieur à votre société qui découvrirait votre document. Serait-il choqué ?
5. Toujours humble, vous serez !
- Restez dans votre rôle! Parfois, quand “tout semble rouler,” on pourrait presque se laisser emporter par sa fougue. Attention à ne pas agir comme si vous étiez la personne la plus intelligente de la pièce (c’est rédhibitoire) ! En tant qu’expert juridique, votre rôle lors de la présentation à l’équipe de direction est de fournir des informations (des faits) et d’offrir une analyse juridique sur un point précis… Pas plus! (Nope, on ne refait pas le monde!)
- Le Comex dit non à vos propositions ? Ce n’est pas la fin du monde (justement) ! Si l’équipe de direction décide d'aller dans une direction qui n’est pas celle que vous proposiez, faites bonne figure! Pas la peine d’insister, encore moins d’être agressif (ce serait contre-productif!). Il y a sans doute pas mal de raisons qui n’ont pas toutes à voir avec vous et qui peuvent venir impacter la décision! Les membres de la direction disposent d'informations dont vous n'avez pas nécessairement connaissance. IIs peuvent avoir d’autres priorités ou simplement une tolérance au risque différente de la vôtre. Bon, OK. il n'y a pas de mal à souligner les faits ou les analyses qu'ils auraient pu manquer mais surtout ne vous entêtez pas! Acceptez la décision et passez à autre chose.
- Évitez autant que possible le jargon juridique ! Pour les non initiés et la plupart des chefs d'entreprise, le droit, c’est un peu comme une langue étrangère : incompréhensible. Cela peut vite mettre mal à l’aise… Pas idéal pour passer un message!
- Soyez pédagogue ! Montrez vous patient (duh!). Prenez le temps d'expliquer certaines notions de base qui vont être clés pour permettre une meilleure compréhension de votre présentation.
- Si on vous dit OUI! Arrêtez-vous! (tout net! Ou presque !) Si vous obtenez un "oui" de la part du Comex, ne continuez pas à présenter et à parler - ils pourraient changer d'avis!
6. Le souci d'objectivité, vous aurez !
En d’autres mots, n’en faites pas trop! Présentez les faits en toute objectivité. Résistez à la tentation qui consisterait à exagérer les faits qui vous sont favorables (ou à votre raisonnement) et à minimiser ceux qui au contraire vous desserviraient !
- Vous avez une option préférée (normal !). Dites-le ! Sans changer les faits… La vérité, toute la vérité! Votre rôle ici est de donner la vérité! Aucune équipe de direction ne peut prendre une bonne décision sans connaître la vérité sur les faits ni en connaître l’intégralité !
- Exhaustivité! (indeed!) N'oubliez pas de parler des autres options même si vous les jugez moins intéressantes! Présentez-en leurs points forts / faibles à vos yeux et les raisons du choix de l’option que vous défendez ! Vos interlocuteurs ont besoin d’avoir tous les outils en main pour faire les meilleurs choix possibles.
7. Interrompu, vous serez (préparez-vous ! )
Vous allez être interrompu et vous serez absolument génial! Déjà, félicitez-vous d’avoir des questions! Cela signifie que l’on vous a écouté (ah!) et que vos interlocuteurs sont attentifs et intéressés par ce que vous dites.
Anticipez! Prévoyez du temps pour les questions (et annoncez-le). Si vous ne disposez que de 15 minutes, prévoyez 10 minutes de présentation, 5 minutes pour les questions.
Lorsque vous abordez un point particulièrement technique, assurez-vous de faire une pause et demandez si quelqu'un a des questions. On vous en remerciera!
On vous pose des questions? C’est top! Elles sont difficiles ? Pas étonnant! Vous devrez réfléchir rapidement!
- Vous ne connaissez pas la réponse ? Dites-le simplement : "Je ne sais pas, mais je vais me renseigner et je vous recontacterai". C'est le mieux que vous puissiez faire. Évitez tout de même de le faire 10 fois de suite!
- Anticipez les questions pièges (ou comment connaître les questions):
Vous, quelles questions poseriez-vous sur chacun des points présentés?
Testez sur un collègue! Et lui? Quelles sont ses questions? Renseignez-vous, si vous en avez la possibilité, auprès d’un membre du COMEX : qui pose quel type de questions? Devez-vous vous attendre à des questions en particulier ?
- Mieux ! Evitez les questions ! En limitant les éléments de votre présentation qui peuvent en susciter (duh !)
Moins, c'est mieux. Ne vous perdez pas dans les détails qui pourraient vous entraîner dans de trop longues explications. Gardez bien votre objectif en tête! Conservez l’essentiel!
8. Un plan d'action pour conclure, vous proposerez !
Oui ! parce que vous êtes quelqu’un de concret et que votre intervention n’est a priori pas qu’un exposé théorique!
Anticipez la prochaine étape, à savoir la mise en action ! Anticipez! La fin de votre présentation doit comporter un appel et un passage à l'action! Comment mettre en place ce que vous avez présenté. Quelles en sont les premières étapes. De quoi avez-vous besoin de la part de l'équipe de direction ? S'agit-il de l'autorisation de prendre certaines mesures dans le cadre d'un litige ou d'effectuer des changements importants sur le plan juridique au sein de l'entreprise, d'un budget pour la mise en œuvre d'une technologie, de conditions clés dans une transaction stratégique ? Quel que soit le cas, assurez-vous d'énoncer ce dont vous avez besoin ou les prochaines étapes en termes clairs et concis (toujours!).
9. A de multiples reprises, vous répéterez ! "Practice makes perfect"
À moins d’être un orateur né, je vous recommande de répéter votre présentation de nombreuses fois : pour en maîtriser parfaitement le fond, la forme et vos nerfs si nécessaire!
- Connaissez votre sujet sur le bout des doigts! Assurez-vous de bien maîtriser les questions juridiques et les faits dans leur intégralité. Anticiper les questions de vos interlocuteurs. Trébucher trop souvent pendant la présentation, chercher ses notes ou ne pas être en capacité de répondre aux questions de façon répétée (alors que vous êtes présenté comme l’expert!) pourrait s’avérer fatal à votre carrière.
- Répétez ! Répétez ! Si vous êtes un orateur nerveux, vous serez beaucoup plus à l'aise si vous vous êtes exercé à la présentation une douzaine de fois. Préparez pratiquement votre prise de parole : vos premiers mots, votre conclusion…
- Mieux! Faites appel à vos collègues et collaborateurs pour vous préparer ! Si vous n'avez pas l'habitude de faire des présentations devant les dirigeants de l'entreprise, l’aide de vos pairs vous sera d’autant plus précieuse! Ils pourront vous faire un retour sur vos diapositives et sur votre façon de présenter. Vous posez les questions pièges auxquelles vous n’auriez pas pensé! Tout ce qui peut faire la différence entre une présentation géniale et un désastre!
- Last but not least. Formez vous à la prise de parole ! Cela vous servira tout au long de votre vie professionnelle ! Vous pouvez vous faire financer cette formation par vos RH ou managers… Je vous recommande, par exemple, les stages de présentation en public de ma chère co-présentatrice du Legal Club Sandwich, Lyndia Lesauvage (Voir sa toute première intervention, cette fois en tant qu’invitée dans l’épisode 2 de la saison 1 : ici .
10. Au "title bit of drama", vous serez préparé !
En effet, le pire fléau de la présentation, ce n’est pas la présentation, les questions de vos interlocuteurs, non! Ce sera toujours le petit caillou dans la chaussure! Le petit truc qui ne fonctionne pas! Préparez-vous!
Voici une nouvelle check-list anti-drama :
- Vérifiez tout votre matériel et votre présentation en amont! L’ordinateur qui ne se connecte pas; Le bon câble introuvable; Le système audio qui flanche, Anyone ? Faites en sorte d’arriver en avance pour connecter le matériel et vérifier que tout fonctionne. Vous n’en serez que plus tranquille!
- Ayez des copies papier de votre présentation à portée de main et/ou sur une clé USB au cas où l'ordinateur tomberait en panne.
- Vous allez distribuer un document? Vérifiez bien en quelle quantité ?
- Envoyez la présentation par e-mail au cas où.
- Vous ne commencerez peut-être pas à l'heure. Préparez-vous à attendre dans le couloir.
- Attention aux fautes de frappe! Sur grand écran, elles font très très mal aux yeux! Ne vous fiez pas au seul correcteur orthographique. Relisez et demandez à un collègue de le relire.
- Anticipez de pouvoir “faire plus court que prévu” (C’est très fréquent!). Pensez à ce qui est vraiment essentiel dans votre argumentation.
Last but not least, je vous livre mes 3 trucs pour soigner votre posture :
- Faites face à votre public ! Normal, c’est une discussion! Le big No-No consiste à tourner le dos au public pour regarder et lire sa présentation! NO!
- Make Eye contact ! Regardez tous les membres de votre audience dans les yeux! (Attention, pas tout le temps!)
- Respirez ! Cela vous permettra de mieux contrôler votre débit de parole et de gérer votre stress! On n’y verra que du feu!
Présenter des questions juridiques au Comex peut être une expérience éprouvante! Le mieux vous aurez anticipé, le mieux vous serez préparé, le mieux la présentation se déroulera. C’est un véritable art de la précision, de la concision et du dialogue! Savoir présenter est une compétence nécessaire si vous voulez progresser au sein du service juridique ou si vous cherchez un poste plus important dans une autre entreprise! Ne redoutez pas l’exercice mais au contraire, saisissez les opportunités de présenter des exposés à vos supérieurs. Les clés du succès sont simples : préparez-vous au max, restez simple, ayez une demande claire et faites vite (et bien) !
Allez, GO !