Déléguer ? Trop facile ! Les règles de l’art en 5 points ! Ou comment visiter le Grand Canyon sereinement, sans garder les yeux rivés sur son iPhone...

Fermez les yeux ! Vous les voyez, vos vacances ? Vous la voyez, la piscine de l’hôtel, le cocktail avec son mini parasol en papier ? Vos amis, votre famille, qui vous appellent pour aller faire la fête dans le tout nouveau parc d’attractions ? Ça fait des mois que vous avez prévu ce voyage ! Vous arrivez presque au but ! Plus que trois semaines avant de vous évader loin du travail et de faire votre - buzzword alert ! -  digital détox 🙌 ! Ne plus répondre au téléphone et ne pas regarder ses messages à peine l’œil ouvert ? Brillant ! Sauf que dans les faits, l’idée de laisser vos dossiers, « seuls, abandonnés », comment dire, vous donne de sérieuses angoisses… Et, attendez ! C’est compréhensible ! Personnellement, je suis longtemps passé pour un control freak (no comment)… Jusqu’à ce que je réalise que l’on ne peut pas tout faire, tout le temps ni être partout à la fois, en même temps (Duh !)… Déléguer, c’est un super-pouvoir assez génial ! Tout d’abord parce que certaines personnes font mieux certaines choses que d’autres (voir mon article sur l’importance d’investir sur ses forces et déléguer le « reste » ) mais aussi parce qu’en déléguant, on gagne grandement en efficacité ! Je ne saurais que trop vous recommander la lecture de mon article sur la méthode des 3D : « drive ditch delegate » ou comment  hiérarchiser les tâches : « ce que je fais, ce que je ne fais pas, ce que je délègue »… More ! Déléguer, c’est totalement indispensable pour savourer de vraies vacances 😇 !  Dans l’article du jour, il n’est question d’abandonner personne, ni vos dossiers, ni vos clients (internes s’entend !), ni votre éthique de travail ! Je vous propose de booster votre aptitude à déléguer et savoir comment le faire dans les meilleures conditions !  Let’s go !

Disclaimer. Dans cet article, je pars du postulat que vous disposez des moyens pour déléguer : une équipe ou un budget d’avocats pour le faire. Si tel n’est pas le cas, (courage !), je vous invite à miser sur la méthode des 3D pour répartir vos efforts !

1. Déléguer prend du temps… Au début ! Mais après, c’est 🚀 et 🔥 !

« Ça ira plus vite si je le fais moi-même » ? NOPE !  Résistez à la tentation de vouloir tout faire vous-même… Croyez-moi sur parole, c’est humainement impossible (said someone who tried…).

« Ce sera mieux fait : exactement comme je veux, si je le fais moi-même » ! Pas faux mais qu’est-ce que vous ne faites pas quand vous « le » faites vous-même ? C’est mieux ? WRONG ! Mémo facile, pensez au mini-parasol en papier dans votre cocktail ! Que se passera-t-il quand vous ne serez pas là ? Envisagez les choses sur le long terme !  

« De toutes façons, il va tout revoir et tout corriger lui-même ». AH ! Si, par exemple, un membre de vos équipes vous apporte un document à revoir : soyez fort ! Faites des commentaires mais surtout ne refaites pas le document vous-même ! D’abord, c’est plus long (pragmatisme !) et surtout, c’est mettre le doigt dans un engrenage infernal (voir mini-parasol ✓ ) ! Permettez à votre équipe de devenir autonome !

Rêvons un peu ! Imaginez-vous votre équipe, des hommes et des femmes choisis et coachés par vous pour intervenir sur les sujets de la team ! (Ring the bell ?) Une équipe extraordinaire qui peut résoudre les problèmes sans systématiquement avoir besoin de votre intervention hands-on (sauf pour valider) : les dossiers seront gérés tellement plus efficacement voire plus rapidement !

Cerise sur le gâteau : les lauriers décernés pour leur travail aux membres de votre génialissime équipe, rejailliront sur vous en tant que Greatest manager (de la best team ) ever !  Double effet kisscool : on est tellement plus heureux en tant qu’équipe quand on passe pour les « cool kids » de la classe !  

2.   Nope ! On ne peut pas déléguer à TOUT le monde !

Back to basics ! Vive le bon sens ! Vous ne délégueriez pas la fusion-acquisition de l’année à votre paralégal même si elle est fantastique et même si c’était Meghan Markle - ? Nope ! En revanche, vous pourriez lui demander de revoir les factures des avocats avant votre ultime validation… Vous avez compris ! Vous devez impérativement choisir avec précaution QUOI déléguer et À QUI déléguer !

Pour savoir à qui déléguer, vous devez parfaitement connaître les niveaux d’expérience des membres de votre équipe mais aussi leurs points forts, leurs lacunes, leurs sujets de prédilection…

Comme vous êtes un brillant manager (et/ou que vous avez lu mon article sur la Best legal team ever ), vous aurez engagé dans votre équipe des gens « meilleurs » que vous dans tel ou tel domaine d’expertise. Répartissez les tâches en fonction des expertises et qualités de chacun…

Vous ne trouvez personne à qui déléguer ? Soit le problème vient de vous, soit vous n’avez pas les bonnes personnes dans l’équipe (oups !). Autre possibilité : la tâche en question est-elle vraiment utile ?

3.   Re-Nope ! On ne peut pas TOUT déléguer !

Mon conseil ? Passez par la case 3D : Drive, Ditch, Delegate avec en tête le fait que ce que vous allez /devez « garder » et faire, ce sont les sujets où votre valeur ajoutée sera la plus importante ! En tant que leader du département juridique, vous serez vraiment plus efficace et gagnerez un temps de fou en concentrant votre énergie sur les aspects les plus stratégiques des missions du département…

Wait ! Attention, tout n’est pourtant pas délégable ! « With great power comes great responsibility » (cela faisait longtemps !) Certains projets peuvent par exemple être beaucoup trop touchy pour que vous puissiez les déléguer (sortir un membre du COMEX à la demande du CEO, par exemple).

Autre chose, en démarrant cette nouvelle aventure, vous allez sûrement déléguer des tâches que vous n’auriez de toutes façons pas dû faire (duh !) et, rassurez-vous, c’est normal ! Revenez à la case départ 3D pour faire le point… On s’améliore avec le temps !

4.   Accompagner ses équipes, c’est mieux pour bien déléguer !

Vous voulez que tout soit parfait ? « Duh » me direz-vous ! Alors prenez le temps de bien former vos équipes !

Prenez le temps d’expliquer, de donner du contexte, faites des points réguliers sur l’avancement des dossiers, donnez du feedback. Soyez présent ! Surtout lorsque c’est la première fois que vous déléguez. Le temps que vous allez consacrer à coacher vos équipes vous sera rendu au centuple !

Vous réalisez que vos collaborateurs ont besoin d’un training supplémentaire sur tel ou tel sujet avant d’être suffisamment autonome pour prendre la main ? N’hésitez pas à leur proposer une formation que vous pouvez assurer vous-même. Vous pouvez également inviter un autre collaborateur plus expert à partager ses connaissances…   

5.   Déléguer, le best-of des best-practices !

·   Donnez des instructions claires : Quoi /Quand /Quel résultat => ce qui doit être fait, la deadline, à quoi ressemble le succès selon vos standards.

·   Vérifiez que vos équipes bénéficient bien des ressources nécessaires pour effectuer leur mission : un accès aux bonnes personnes, un budget d’avocat, une information suffisante, des outils technologiques nécessaires…

·   Donnez la procédure à suivre pour un éventuel « plan B ». Anticipez et indiquez clairement les étapes de la procédure si, par exemple, la deadline ne peut pas être tenue et/ou s’il y a un problème en cours de mission. Quand et comment vous informer, voire qui d’autre, etc.

·   Faites le point autant de fois que nécessaire pendant le projet. Cela peut être une seule fois à mi-parcours si le projet est court ou toutes les semaines si le projet est complexe et/ou sur plusieurs mois…

·   Revoyez - toujours - le résultat final et faites - toujours - un feedback. Pour mémo, on ne refait pas à la place de ses collaborateurs ! Donnez des instructions sur ce qui doit être changé et laissez faire le collaborateur (voir plus haut).

Last but not least, voulez-vous savoir pourquoi déléguer est bon pour vous ?

·   Déléguez, vous prendrez de la hauteur et vous pourrez voir plus loin ! Souvenez-vous…! Votre rôle c’est de « Build tomorrow’s business, while the team manages today » !

·   En délégant, vous pouvez vous concentrer sur les sujets vraiment importants. Votre créativité est entièrement (ou presque) au service des « grands sujets ».

·   Vous développez vos équipes ! Vous faites monter en compétence vos collaborateurs. Vous préparez la prochaine génération de leaders du département juridique en leur donnant des tâches de plus en plus compliquées. Vous vérifierez par la même occasion que vous avez les bonnes personnes, à la bonne place, au sein de votre équipe.

·   Déléguez, c’est bon pour la santé mentale ! Le monde ne s’écroule pas ou plus si vous n'êtes pas là, tout le temps au top (sorry but not sorry !). Vous verrez, vous passerez de meilleures vacances !

À vous de jouer ! Vous avez tout ou presque pour commencer à déléguer dans les meilleures conditions !  Il ne vous reste plus qu’une seule chose à faire et pas des moindres : il faut apprendre à lâcher ! C’est la clef du succès et des cocktails peinards avec le petit parasol dessus !

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