La direction juridique est formidable ! Vous avez constitué une équipe de collaborateurs tous plus brillants les uns que les autres… Vous êtes motivés, prêts à soulever des montagnes… - Ok, ceux qui me lisent savent que je commence souvent comme ça et qu’après cela se gâte ! Dont acte !

Absorber le flot des demandes de vos clients en interne ? Traiter les contrats au fil de l’eau, dans votre tour d’ivoire, sans évaluer la satisfaction de vos clients ? Se laisser noyer par les sollicitations, quitte à démotiver vos précieux collaborateurs ? NO WAY !

Vous souhaitez que la Direction Juridique soit considérée comme un partenaire stratégique ? Vous souhaitez que la DJ soit considérée comme un centre de profit à part entière ? Vous souhaitez dynamiser vos collaborateurs, les entraîner à se dépasser et à ne pas rester sur leurs acquis ? 

Fixez-vous des objectifs ! Tous les grands leaders vous le diront : sans objectif, on ne va pas loin ! Vous avez impérativement besoin (vos collaborateurs aussi !) de donner du sens et un sens à votre action.

En tant que leader, c’est à vous qu’incombe la responsabilité de définir un objectif principal (la “picture of success”!), de poser des jalons pour l’atteindre et de créer les meilleures conditions pour que vos collaborateurs puissent les atteindre voire les dépasser !! 

Dans cet article, je partage avec vous mes 6 trucs pour déterminer quels objectifs se fixer, comment faire en sorte que vos objectifs soient clairs, mesurables et alignés avec les stratégies de votre entreprise. Lucky You ! Je vous donne également des tips pour dépasser les principaux objectifs de la DJ  (mon point 7;-))! 

1. Alignez vos objectifs à ceux de la stratégie de l'entreprise !

First things first, la Direction juridique n’agit pas pour la beauté de l’art (pas que !)! L’action de la Legal Team doit nécessairement servir l’entreprise et, in fine, l’objectif de l’entreprise ! C’est d’ailleurs à cette seule condition que l’action du département juridique pourra avoir une véritable portée stratégique.

C’est pourquoi, votre première mission consistera à bien connaître et comprendre les priorités stratégiques de votre entreprise afin d’être en mesure d’ajuster vos objectifs en conséquence. 

Déployez des stratégies pour mieux connaître les objectifs ce qui va compter pour votre l’entreprise mais aussi globalement tous vos interlocuteurs en interne ! 

“Knowledge is power” ! 

Votre tout premier objectif ? Allez chercher l’information là où elle se trouve ! Vous, vos collaborateurs ! Go, go ! Comment ? Voici mes premiers tips: 

1.1 Rencontrez vos dirigeants, informez-vous !

Saisissez toute opportunité d’assister aux réunions ou discussions importantes avec les dirigeants. Demandez à être invité aux réunions ! Provoquez des rencontres avec vos dirigeants…

Veillez à toujours être informé des nouvelles orientations stratégiques de l’entreprise !

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1.2  Battez-vous pour intégrer le Comité de Direction !

C’est mon cheval de bataille ! Dans le meilleur des mondes, le Directeur Juridique, reconnu pour ses précieux conseils et sa hauteur de vue, en sa qualité de “trusted advisor”, fait partie du Comité de Direction !  Dans la réalité, ce n’est hélas pas toujours le cas !

Si taper des pieds ne va pas vous faire intégrer le Comex, en revanche, démontrer les avantages substantiels à l’intégration de la Direction juridique au moment des discussions stratégiques et en amont des prises de décisions (disposer du maximum d’informations avant de prendre une nouvelle orientation stratégique, connaître les enjeux juridiques sous-jacents avant d’ouvrir tel ou tel marché, être conseillé avant de se lancer dans un partenariat plutôt qu’un autre)...

Pour atteindre ce but, se fixer les bons objectifs qui vont parler à vos interlocuteurs constituera, indéniablement, un atout… 

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1.3 Valorisez le travail du département juridique ! (Déjà un objectif !!!)

Travaillez activement à renforcer la bonne réputation de votre département mais aussi sa crédibilité, vous fera gagner en influence au sein de l'entreprise. 

Encouragez votre équipe à participer à des événements métiers, ceux de “l'industrie”, à prendre la parole sur les réseaux sociaux, à publier des articles, à se faire inviter dans des podcasts ou à intervenir lors de conférences. 

Par exemple, si vous avez plusieurs bureaux à l’étranger et que votre budget le permet, en tant que directeur juridique, prenez le temps de faire une présentation aux salariés des autres bureaux sur le rôle du département juridique. Faites votre propre publicité !

Je vous recommande la lecture d’un de mes précédents articles ICI, où je vous donne mes trucs pour valoriser la Team Legal !

2. Fixez-vous des objectifs qui visent à améliorer votre réponse aux besoins de vos interlocuteurs

Apprendre à comprendre les besoins de vos clients internes, c’est essentiel ! Créez les conditions idéales pour permettre à vos collaborateurs de bien connaître et comprendre les besoins juridiques de leurs “clients en interne”. Ils auront les clés en mains pour prioriser leurs demandes !  Et, vous pour vous aider à fixer les objectifs les plus pertinents pour votre team !

2.1 Incitez les collaborations avec les autres départements !

Dans la mesure du possible, faites-en sorte que “vos juristes” participent aux meetings des Business Units qu’ils représentent (le juriste “produits” participe au staff meeting de l’équipe produits ! ). Vous atteindrez le Saint Graal quand vos collaborateurs seront invités aux séminaires de leurs clients !  Votre juriste en “droit social” qui fait partie de l’offsite-meeting de l’équipe RH ! Et oui c’est possible !!

2.2 Faites régulièrement le point sur vos façons de collaborer

Mettez en place des réunions inter-départements, organisez des points réguliers avec les autres équipes pour expliciter leurs enjeux/besoins et optimiser votre collaboration, quelles sont vos. Ainsi, vous pourriez discuter avec les équipes commerciales des points bloquants/positifs dans vos échanges, par exemple.

2.3 Encouragez les journées « vis ma vie » !

Un excellent moyen de faire découvrir votre façon de travailler aux autres départements et réciproquement ! Envoyez “vos” juristes passer une journée avec leurs clients en interne ! 

Réciproquement, en les conviant dans votre service, vos clients comprendront mieux les enjeux qui régissent le travail de la direction juridique et la façon dont leurs demandes sont traitées…

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3. Définissez des objectifs SMART 

Focus Objectifs SMART ! Cet acronyme génial va vous aider à bien formuler vos objectifs ! Un « bon » objectif se doit d’être :

·  Spécifique ! Soyez précis et clair afin de savoir vers quoi orienter vos efforts et ceux de la team.

·  Mesurable ! Vos objectifs doivent être quantifiables ! Cela vous permettra de suivre vos progrès !

·  Atteignable ! Vérifiez que vous disposez bien de toutes les ressources pour atteindre vos objectifs (tant humaines que matérielles : les bonnes personnes, les bonnes formations…)

·  Réaliste ! L’objectif idéal est pragmatique ! Il doit être suffisamment motivant pour votre team sans pour autant être déconnecté de la réalité ! Si vous posez un objectif beaucoup trop ambitieux, vous prenez le risque de démotiver vos collaborateurs.

·  Temporel ! Définissez une deadline (duh !) sans oublier d’intégrer et de fixer dans le temps des étapes intermédiaires !

 Je vous donne rendez-vous au point 7, pour des exemples !

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4. Mesurez vos performances ! Déterminez des outils de mesure (KPI) pertinents !

Les KPI, indicateurs de performance clés, sont des outils de mesure précieux qui vont vous permettre non seulement de mesurer les progrès de votre département mais aussi de démontrer dans quelle mesure votre activité (celle de la direction juridique) contribue à la croissance de l’entreprise : votre valeur ajoutée au business (à la condition expresse de les partager évidemment !).

En permettant de quantifier votre activité, ils feront aussi d’excellents ambassadeurs auprès des dirigeants, du DAF, pour démontrer de la valeur de la Legal team !

À vous de définir les KPI les plus pertinents pour votre activité et pour vos interlocuteurs en interne… Je partage mon best-of des KPI de la DJ dans un autre article du Legal Club Sandwich !!

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5. Trouvez un juste équilibre entre objectifs à court terme et à long terme !

On a tous besoin de petites victoires pour rester motivé ! Vous pourriez jalonner de “quick wins”, le chemin vers vos objectifs à plus long terme, plus laborieux, qui nécessitent, plus d’étapes, de temps et des ressources plus importantes…

Exemple ? Un objectif à court terme pourrait être de digitaliser tous les documents juridiques d'ici la fin du trimestre tandis qu'un objectif à long terme pourrait être de réduire de 20% les dépenses juridiques externes sur 18 mois...

6. Ajustez régulièrement les objectifs

Attention à rester à l’écoute des orientations de votre entreprise ! Vous devez pouvoir adapter vos objectifs en temps réel en cas de besoin.

Mettez en place un système de suivi régulier des objectifs. Organisez des réunions périodiques pour évaluer vos progrès de team et ajuster les objectifs en fonction des changements de priorité ou des nouveaux défis rencontrés. 

Utilisez des outils de visualisation de données pour présenter les résultats de manière claire et engageante. Par exemple, un tableau de bord mensuel qui affiche les principaux KPI et les progrès réalisés vers chaque objectif​… 

Bien évidemment, vous n’oublierez pas de partager ce tableau de bord avec vos CEO et CFO afin d’apporter toute la visibilité que méritent vos efforts (les vôtres et ceux de votre équipe) !

7. Comment atteindre les principaux objectifs de la Direction juridique!

7.1.Réduisez les coûts juridiques externes !

Duh ! Réduire ses dépenses pour gagner de l’argent 🙄Jusque-là, on comprend bien le principe… En revanche, si c’était simple, tout le monde le ferait, non? Non ! 

En réalité, il ne s’agit pas tant d’avoir pour objectif de dépenser moins mais de chercher comment dépenser mieux et, vous verrez, vous réduirez vos coûts !  

7.1.1. Re-négociez les honoraires d’avocats !

Pensez aux systèmes de facturation alternatifs qui vont vous permettre de mieux gérer vos coûts : plafonnement d’honoraires (un tarif pour une mission donnée), facturation par paliers (tarif assorti d’options…), honoraires de résultats (négocier en amont dans le cas d’un contentieux, un pourcentage des sommes récupérées qui sera versé au cabinet d’avocats en cas de victoire), retainers (négocier un pack d’heures chaque mois) ou abonnements (pour vos tâches récurrentes)... Vous avez le choix !

7. 1.2. Monitorez vos dépenses grâce aux Legal Tech 

Et optimisez-les en utilisant les systèmes de facturation électroniques des LegalTechs ! Simple Legal par exemple…

Quel objectif cohérent? Réduire de 15% les coûts liés à l'externalisation des conseils juridiques sur une période de 12 mois….

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7.2. Optimisez vos processus de production 

7.2.1. Automatisez les tâches répétitives ! 

Automatiser les tâches répétitives, chronophages et/ou à faible Valeur Ajoutée peut considérablement améliorer l'efficacité du département juridique ! Pensez : gestion des contrats,  traitement des demandes de NDA …

Et, c’est de plus en plus simple grâce à l’offre des LegalTechs et autres moteurs d’Intelligence Artificielle !

Vous pourriez intégrer un logiciel de gestion des contrats pour réduire le temps de traitement des documents et minimiser les erreurs humaines : TOMORRO par exemple : https://www.gotomorro.com/ . 

7.2.2. Optimisez la gestion du cycle de vie des contrats

Pour accélérer le processus de contractualisation, vous avez tout à intérêt à automatiser aussi les processus de validation ! Vous pouvez ainsi mettre en place des “modèles standards”.

Identifiez les facteurs qui ralentissent éventuellement le cycle des contrats pour les piloter au mieux.

Je vous recommande encore l’utilisation d’une solution de CLM (Contracts LifeCycle Management )  pour optimiser votre gestion des contrats, prévoir les renouvellements, négocier en ligne directement avec vos opérationnels ou votre partenaire, etc. Là encore, la solution proposée par Tomorro le fait très bien !

7. 3. Renforcer la conformité et la gestion des risques en formant vos interlocuteurs !

Proposez à vos interlocuteurs de les former régulièrement et de les mettre à jour des obligations réglementaires et autres bonnes pratiques.

Vous pourriez même déployer un programme en ligne de formation pour sensibiliser vos interlocuteurs. Mettez à jour régulièrement les politiques de conformité et assurez-vous que les formations sont pertinentes et accessibles. 

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À vous de créer les objectifs et les KPI qui font sens pour vous ! … Soyez créatifs !

Transformer le département juridique en un véritable partenaire des grandes décisions, est à portée de main !

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