10 clés pour créer un killer “off site” meeting! (La seule réunion que personne n’aura envie de manquer !)
Votre équipe juridique est géniale ! Vous vous êtes entourés de collaborateurs brillantissimes ! Vous avez plein de projets pour cette nouvelle année et souhaitez renforcer la cohésion, stimuler la créativité, accélérer la motivation de votre wonder team, en vous appuyant sur un des tous derniers outils du team building, le off site meeting ( littéralement, la réunion hors site).
Le concept est simple et ne nécessite que trois ingrédients : (1) réunir son équipe de travail pour travailler (voire aller plus loin) sur une thématique définie en amont, (2) en dehors de votre l’environnement de travail habituel, dans un cadre plus propice aux échanges informels et (3) pour une durée qui peut aller jusqu’à plusieurs jours ( on évitera le week-end pour ne pas être contre-productif).
Les off-site sont de plus en plus prisés par les entreprises qui voient en eux de formidables outils de management. Quand, par exemple, on a une équipe en full remote, en télétravail ou répartie à travers le monde, les off sites peuvent se révéler cruciaux ! Ils permettent aux membres de l’équipe de renforcer leurs liens et d’apprendre à travailler ensemble de manière plus efficace.
Seulement voilà, n’est pas organisateur d’événement qui veut ! (À ce propos, si vous avez le budget, n’hésitez pas à vous faire accompagner par un pro) ! Organiser plusieurs journées associant travail et fun pour votre équipe peut être intimidant.
Lucky you ! Je partage avec vous mes 10 trucs pour organiser un killer off-site juridique !
1 - 🎯Eye on the target ! Définir clairement les objectifs de votre off site.
C’est la première question à se poser. Ce n’est pas parce que c’est tendance, que l’on va organiser un offsite ! Pourquoi mobiliser mon équipe X jours, les emmener avec vous dans un lieu remote ? Dans quel but ? Des collaborateurs qui communiquent peu ou mal? Un tout nouveau projet qui nécessite de faire appel à toute la créativité de votre team ?
Quels éléments concrets vous permettront de conclure que le offsite est un succès ? À vous de définir vos KPI (Key Performance Indicator).
Traitez cet ou ces objectif(s) comme n’importe quels autres objectifs, soyez SMART ;-) (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Pertinent et Temporel) ! Vous pouvez également vous aider d’un outil de gestion de projet tel qu’Asana pour créer un plan d'action clair et définir des tâches et des objectifs pour chaque membre de votre équipe…
2 - 🜸 The Happiest place on earth ! Choisir un lieu approprié.
Choisir le bon lieu peut être déterminant pour le succès de votre “off site” !
Le lieu idéal dépendra de vos besoins spécifiques mais aussi, bien évidemment, de votre budget ! Duh ! Quid des équipements techniques ? Une ou deux salles de réunions? Une salle de projection ? Aurez-vous de quoi vous détendre tous ensemble ?
Rappelez-vous que l’idée est de créer un événement dans un lieu propice à la cohésion d’équipe, mais/et qui permet de déconnecter du quotidien ! Il peut s’agir, selon votre budget, d’une maison de campagne, d’un châlet au ski (Yeah !), d’un lieu sympa à l’étranger mais tout autant que d’un lieu inédit en plein centre-ville !
Chez Yahoo!, nous organisions, une fois par an, un off-site dans la ville de chacun de nos bureaux européens, à tour de rôle. Je travaillais avec le leader du pays de l’année pour organiser l'événement.
Où chercher ? De nombreux lieux touristiques qui peuvent être à la fois sympa et/ou insolites sont privatisables. Des sites comme Spacebase ou ChateauForm proposent des salles de réunion équipées, des lieux pour des séminaires. Foncez !
3 - 💶 Soyez fous ! Attribuer le bon budget.
Ok, je ne vais pas vous expliquer pourquoi il est plus que pertinent de se poser la question du budget en amont ! Autant, on va éviter à tout prix d’être cheap(...), autant, mieux vaut éviter de trop s’emballer et finir par se mettre à dos le département finances…
Demandez des devis (plein !) et planifiez vos dépenses (toutes !) au risque de vous faire tacler par la Finance ou pire votre CEO pour ne pas avoir respecté vos engagements budgétaires.
Et, même si vous prenez une solution clé en main ou si vous vous faites accompagner par un professionnel, n’oubliez pas les frais cachés. Vous prenez le train ? Anticipez les collations ! Vous prévoyez des activités extérieures ? De quoi aurez-vous besoin sur place ?
4 - 📆 Time is precious ! S’appliquer pour un programme détaillé.
Indeed ! Le succès de votre offsite dépendra pour une très grande partie du soin que vous aurez accordé à l’élaboration du programme idéal pour votre équipe, à son niveau de détail aussi ! Un planning de qualité est essentiel !
La recette du bon planning ? Prévoir ⅓ de travail “classique” (atelier par groupes, réunions), ⅓ d’inspiration (moment de leadership / témoignage d’une personnalité inspirante qui ne vient pas nécessairement de votre écosystème ), ⅓ de fun…
Pour créer un programme détaillé, vous pouvez, par exemple, utiliser des outils de planification de projet tel que Trello. On compte sur vous pour penser aux sessions de travail mais n’oubliez pas les activités annexes (temps de trajet, etc.) ni les repas, ni les pauses (crucial pour les échanges informels !)
5 - 🎤 Drop the mic ! Faire appel à un facilitateur.
C’est simple ! Tout comme un médiateur, un animateur / facilitateur peut booster votre événement en le rendant plus interactif. Un regard différent peut vous faire décoller en vous sortant de l’entre-soi.
Oui mais lequel ? Choisissez idéalement un modérateur qui connaît bien votre domaine d'activité (comme votre serviteur, par exemple ;-)) ! C’est rassurant de se trouver des points communs et de se sentir compris. Par expérience, quand les équipes sentent que le modérateur est calé sur le sujet, elles s’ouvrent plus et plus vite !
Vous trouverez de possibles animateurs sur les plateformes de freelances tel que MALT, par exemple.
6 – 🤸 We wanna have fun ! Sélectionner les bonnes activités.
Tout est possible ! Vous pouvez tester vos idées, au moment de la préparation, auprès de vos collaborateurs pour ne pas être complètement à côté de la plaque.
Vous allez "engager" vos équipes en leur demandant leur avis (Karaoké ou cours de cuisine ?). Vos collaborateurs se sentiront d’autant plus concernés par l’événement.
Go for it ! Il existe toutes sortes de team buildings (vous en trouverez plein en ligne !) : chasse au trésor, réalisation de clips vidéo, murder party, escape game, etc. L’important est que l’équipe collabore.
Précisément ! Créez des équipes, mettez ensemble des personnes qui n’ont pas l’habitude d'échanger ensemble. Mélangez aussi les niveaux hiérarchiques !
N’oubliez pas de prévoir des temps libres pour permettre à votre équipe de se ressourcer et de se relaxer. Vous pouvez même organiser des activités de détente telles que des massages ou des séances de yoga… (On va l’aimer cet off site !)
7 - 🙅 Stop à la Death par le Power Point ! Inclure de (bonnes) sessions de formation
Sortir grandi de son off site ? H… yes ! Décuplez les super pouvoirs et les compétences de votre génialissime team juridique en leur proposant des sessions de formation.
Créez des rencontres qui vous sortent de votre quotidien en tant que team !
OUT avec les successions de présentations PowerPoint soporifiques, Yes (!) aux personnalités hors du commun qui viennent se raconter : vive le storytelling !
Par exemple, il y a quelques années dans un de mes précédents jobs, nous avions fait intervenir un astronaute pour nous parler de l’importance du travail d’équipe.
8 - 🔗 Stay connected ! Prévoir les moyens de communiquer pour votre équipe
Bien évidemment, en off site, on maintient la connexion ! En amont de l’événement, vous aurez organisé un groupe chat ou un moyen de communication dédié au off site (Slack ou Microsoft Teams) pour permettre à vos collaborateurs d’échanger. Vous y aurez notamment centralisé les informations clés de l’événement.
Un de vos collaborateurs ne peut pas vous joindre ? Associez-le via vidéoconférence, Zoom ou Google Meet.
IMPORTANT : un off site n’est pas un événement facultatif ! Mettez toutes les chances de votre côté pour que toute votre team soit disponible. Organisez votre off-site très en avance (si vous n’avez pas le détail, faites un "Save the date" / réservez la date pour tous ). Et, évitez d’empiéter sur le week-end !
9 - ☕️ ! Prévoir des pauses-café et des repas
Again? Oui ! Les pauses café et les repas sont des moments clés pour des échanges informels et pour réseauter mais pas que ! Ils sont essentiels aussi pour que chacun se ressource, se relaxe et, last but not least, garde son business alive !
Vous voulez que vos collaborateurs soient attentifs et coupent leurs téléphones et ordinateurs pendant les sessions collectives ? Laissez-leur le temps de vérifier leurs mails et répondre à quelques coups de fil urgents lors de pauses savamment organisées ! (Duh!) Vos collaborateurs en auront besoin !
10 - 🏆 Feedback is a gift ! Collecter des retours d'expérience
En tant que manager, vous connaissez l’importance du feedback ! Vous pourrez ainsi évaluer l'efficacité de votre off-site juridique et serez en mesure d’identifier les éventuels points à améliorer pour vos futurs événements.
Comme vous disposez déjà d’un outil de communication, vous avez sans doute déjà un outil pour collecter les retours d’expérience. Vous pouvez utiliser des outils de sondage en ligne tels que Survey Monkey ou Google Forms. Vous pouvez également organiser une réunion de débriefing avec votre équipe pour recueillir des commentaires et des suggestions.
Organiser un off-site juridique est un excellent moyen de renforcer les liens entre les membres de votre équipe et de booster leur efficacité ! Vous avez les cartes en mains !! Go go go !!